BiSL

door martinvanvuure

 

Bijgaande mindmap bevat de samenvatting van een BiSL cursus die ik in een ver verleden gevolgd heb. Dit is de link naar de pdf: BiSL.pdf

De bijbehorende tekst en  aantekeningen staan op de volgende pagina.

  • BiSL
    Veel organisaties zijn in hun primaire proces steeds afhankelijker van goed functionerende informatiesystemen. De rol van functioneel beheer en informatiemanagement wordt hierdoor steeds belangrijker. Functioneel beheer vertaalt immers de gebruikerswensen naar functionele specificaties, en informatiemanagement bepaalt de toekomst van de informatiesystemen. 
    Functioneel beheer en informatiemanagement samen zorgen voor de optimale aansluiting van de informatiesystemen op het bedrijfsproces, nu en in de toekomst. Dit werkveld kunnen we het beste aanduiden met de term ‘Informatievoorziening’ (IV). Het organisatieonderdeel dat ervoor verantwoordelijk is noemen we ‘functioneel beheerorganisatie’ (FB). 
    Bij veel organisaties is hiernaast een ontwikkeling gaande om zich te concentreren op het primaire product. Dit brengt de behoefte met zich mee om het beheer van de ICT-infrastructuur en/of het beheer van applicaties uit te besteden (‘outsourcing’). De ICT-leverancier die dit werk van de organisatie overneemt zal bovendien steeds vaker bepaalde ontwikkel- en beheerwerkzaamheden uitbesteden aan lage lonen landen (‘off shore’). 
    De opdrachtgever moet in deze situatie goed kunnen aangeven welke behoefte de gebruikersorganisatie heeft (‘Demand Management’) en ook de externe diensten op een slimme manier inkopen (‘Smart Buyership’). Ook dit zijn eindverantwoordelijk-heden van de functioneel beheerorganisatie. 
    Om organisaties te ondersteunen bij het verbeteren van het functioneel beheer is binnenkort een public domain procesmodel beschikbaar: de Business Information Services Library (BiSL). BiSL beschrijft de hoofdprocessen van een functioneel beheerorganisatie op richtinggevend, sturend en uitvoerend niveau.
  • 1 Uitvoerend
  • 1.1 Gebruiksbeheer
    Informatievoorziening moet mee veranderen met veranderingen in de organisatie Functionaliteitenbeheer draagt zorg voor uitwerking en doorvoeren van gewenste veranderingen in de informatievoorziening Processen van Functionaliteitenbeheer hebben sterke relatie met onderhouds/vernieuwingsprocessen van ASL en ITIL
  • 1.1.1 GebruikersOndersteuning
    Beschrijving Zorgdragen dat de gebruikers optimaal kunnen werken met de bestaande informatievoooziening Activiteiten verstrekken opdracht voor ad-hoc gegevensverstrekking Registreren van problemen, vragen en incidenten Afhandelen van vragen en klachten over de werking en he gebruik van applicaties Ontdekte functionaliteitsfouten afhandelen Verzorgen van communicatie naar gebruikers aanvullende opleidingen, nieuwsbrief en dergelijke) Input Vragen vanuit de gebruikersorganisatie Melding verstoring in de werking van de applicatie Verzoek om incidentele informatieverstrekking query- run) Output Opgeloste gebruikersvraag Overzicht afgehandelde incidenten Verzoeken om aanpassing van het informatiesysteem Ondersteuning in de vorm van aanvullende opleidingen Opgelost probleem Herhaald verkeerd benutten van nieuwe mogelijkheden van applicatie door gebruikers Raakvlak met ander beheer Eerstelijne, tweedelijns- en derdelijnsondersteuning worden geleverd vanuit verschillende expertises en die werken samen bij het oplossen van incidenten
  • 1.1.2 BeheerBedrijfsInformatie
    Beschrijving Zorgdragen voor een correcte opzet en inhoud van de gegevens in de informatievoorziening Activiteiten Wijzigen waarden in variablentabel Bewaken definities in gegevensmodel Opzetten en (laten) uitvoeren van een controle-slag op de gegevens inde database Input Wjzigingen in kortingspercentages voor klanten Uitbreiding in assortiment met nieuw product assortiment met nieuwe eigenschappen Output Aangepaste lijst gegevensdefinities Nieuw te gebruiken gegevenscodes Aangepaste bedrijfstabel Opgelost probleem Meerdere synoniemen voor hetzelfde product binnen de organisatie Verkeerde afdracht BTW Raakvlak met ander beheer Onderhoud aan het technisch gegevensmodel wordt uitgevoerd door applicatiebeheer
  • 1.1.3 Operationele ICT aansturing
    Doel Eenduidige aansturing ICT leveranciersduidige Beschrijving Geven van opdrachten en bewaken van de verwerkingvan de geautomatiseerde informatievoorziening en de dienstverlening van de ICT leverancier teneindehet informatieverwerkend proces in de gebruikersorganisatiemogelijk te maken. Onderwerpen van sturing:Opdrachten, producten en diensten Aspecten van sturing: Beschikbaarheid, Capaciteit en Continuiteit Activiteiten van sturing: Verstrekken, Plannen, Bewaken Activiteiten Verstrekken Plannen Bewaken in kaart brengen van verwachtingen tav beoogd aantal gebruikers,te verwerken mutaties, aantal te versturen facturen, etc Opstellen calamiteitenpaln op basis van verloop en de verwerkingspieken vd bedrijfsprocessen Afspraken maken over anderee inrichting vd batchverwerking odanig dat de batch blijft aansluiten bij het bedrijfsproces Input Voornemen om bedrijfstijden te verlengen Verwachtingen omtrent uitbreiding klantenbestand gegevens nieuwe mdw in organisatie Gebruikersgegevens over de IS in de praktijk Output Nieuwe gebruikersautorisatie Opdrachten voor uitbreiding opslagcapaciteit voor klantenbestand Calamiteitenplan Vastgestelde gebruikersprofielen Voorstel tot wijziging SLA ivm gewijzigde bedrijfstijden Behoefteplanning Opgelost probleem Uitval ICT voorziening ten gevolg van een onverwachte toename vd omvang ve klantenbestand Toename van het aantal verstoringen Het niet tijdig kunnen herstarten van vastgelopen applicaties Raakvlak met ander beheer Diverse partijen bij realisatie uitwijkplannen Naar aanleiding van signalen uit FB verhoogt TB bandbreedte verbindingen en past AB de maximale omvang van tabellen en programmatuur aan
  • 1.2 Functionaliteitenbeheer
    Verandering / aansluiting IV op de bedrijfsprocessen. Twee clusters: vormgevend (inhoudelijk) en Overdragen.
  • 1.2.1 Specificeren
    Doel Vertalen van door wijzigingsbeheer aangegeven veranderingen zodat acceptatie door ICT leveranciers mogelijk is. Beschrijving Opstellen en vastleggen van informatiebehoeften en de functionele, inhoudelijke uitwerking van de te wijzigen of aan te brengen functionaliteiten. (Vertalen van door Wijzigingenbeheer aangegeven gewenste verandering naar inhoudelijke en niet-inhoudelijke oplossingsrichtingen en vastlegging hiervan richting geautomatiseerde IV.) Onderwerpen Activiteiten Behoefte bepalen Duidelijkheid verkrijgen over aanleiding, precieze doel en randvoorwaarden voor de gewenste wijziging Bepalen oplossingsrichting Bepalen impact en omvang wijziging en oplossingsruimte Bepalen en vastleggen van de functionele behoeften en van de eisen t.a.v. de oplossingsrichting in ICT Keuze uit oplossingsalternatieven van ICT Validatie Afstemmen oplossing met gebruikersorganisatie Valideren t.o.v. aanleiding, doel en randvoorwaarden Aanleiding ==> Doel ==>Randvoorwarden 

    Oplossingsruimte ==>ICT-vereisten- ICT- oplossing 

    Impact gebruikersorganisatie ==> Valideren en accoderen Opstellen/aanpassen logisch gegevensmodel Uitvoeren informatieanalyse Vastleggen beschrijving nieuwe functionaliteit op hoofdlijnen Input Behoeften op gebied van functionaliteit vanuit de gebruikersorganisatie Kennis van de prmaire bedrijfsprocessen Output Behoefte bepalen: Aanleiding, doel en randvoorwaarden voor wijziging zijn vastgesteld Oplossingsrichting bepalen: Impact bekend Globale oplossingsrichting ICT bekend Globale consequenties AO bekend Consequenties gebruikersorganisatie bekend Valideren: Goedgekeurde specificaties Aanvullende eisen t.a.v. oplossing bekend Functionele specificaties Programma van eisen Eisen voor het gebruik, exploiteerbaarheid en onderhoudbaarheid van een informatiesysteem Opgelost probleem Onduidelijkheid in welke nieuwe functionaliteit nodig is Raakvlak met ander beheer Opdracht wijzigingenbeheer (terugkoppeling ivm 1e impactanalyse); ICT leverancier- impactanalyse; Toetsen en testen (meetcriteria); Vormgeven niet-geaut. IV; Voorbereiden Transitie; Sturende processen (inhoudelijke kaders) 
    Op basis van de specificaties vanuit FB wordt een technisch ontwerp vd nieuwe applicatie opgesteld 
    Specificaties 
    Behoefte 
    Oplossing 
    Validatie

  • 1.2.2 Vormgeven niet geautomatiseerde IV
    Doel Eenduidige en afgestemde werkwijze voor IV.
    Organisatorische inpassing IV, maken/onderhouden documentatie Beschrijving Vervaardigen en onderhouden van de relevante documentatie voor het gebruik en functioneel beheer van het informatiesysteem (procedures, werkinstructies, handleidingen, etc) Het definiëren en documenteren van een eenduidige en afgestemde werkwijze voor de informatieverwerkende activiteiten binnen het bedrijfsproces(procedures, werkinstructies, handleidingen etc) Onderwerpen: Gebruik van de geautomatiseerde IV / gebruikershandleiding: Uitvoering van de IV in relatie tot het bedrijfsproces: Procedures, werkinstructies, e.d. Ondersteunende/aanvullende hulpmiddelen: Formulieren, dossiers, aanvullende administraties, et Activiteiten Bepalen doel, randvoorwaarden, uitgangspunten, globale oplossingsrichting: Af te leiden uit resultaat van proces Specificeren Bepalen relatie met geautomatiseerde IV Belangrijk is de aansluiting geautomatiseerd –niet-geautomatiseerd Basis voor keuze maatwerk- pakketoplossing Uitwerking niet-geautomatiseerde IV- proces(sen) Vertalen naar stappen, activiteiten, hulpmiddelen, etc. Vastleggen van het proces Aanmaken/wijzigen van procedure- beschrijvingen, werkinstructies en handleidingen Opstellen gewijzigde procedures binnen de administratieve organisatie Opstellen nieuw gebruikershandboek Input Behoefte aan nieuwe werkwijze in gebruikersorganisatie Output Bepalen doel, randvoorwaarden, uitgangspunten, globale oplossingsrichting: Doel, randvoorwaarden, uitgangspunten, globale oplossingsrichting Bepalen relatie met geautomatiseerde IV Inzicht in relatie met geautomatiseerde IV Uitwerking niet-geautomatiseerd IV- proces(sen) Beschrijving oplossingsrichting niet geaut.IV (incl afbakening geau.t IV) Vastleggen van het proces Procedure-beschrijvingen, werkinstructies en handleidingen Nieuwe gebruikershandleiding Gewijzigde AO beschrijving Opgelost probleem Onduidelijkheid over hoe te handelen bij foutmeldingen van applicaties Raakvlak met ander beheer Ook voor applicatiebeheer en TB is beheerdocumentatie nodig met onderlinge consistentie. AO en IC afdelingen; Voorbereiden transitie (verspreiding docs); Specificeren ((input); Toetsten en testen (werking)
  • 1.2.3 Toetsen en testen
    Doel Zorg dragen dat de verandering op een vlekkeloze wijze wordt doorgevoerd en dat de gebruikte instrumenten, hulpmiddelen en andere ondersteuningsvormen correct zijn en correct werken Beschrijving Controleren of de opgestelde specificaties op de juiste wijze geinterpreteerd zijn en of de gewijzigde IV correct functioneert. Onderwerpen: De geautomatiseerde IV: check of IV voldoet aan eisen/acceptatietes (decharge leverancier) Procedures en werkwijzen: volledigheid, correctheid, duidelijkheid Transitieplan:volledigheid, correctheid, duidelijkheid Gebruikersorganisatie Activiteiten Voorbereiden toetsen en testen Opstellen plan voor toets- en (acceptatie)test- activiteiten Uitvoeren van toetsen en acceptatietest(en) Zowel de geautomatiseerde IV als de niet- geautomatiseerde IV als de samenhang ertussen Bepalen impact van de testresultaten Afhankelijk van de aard en impact van gevonden fouten bepalen van de consequenties voor de wijze van verder gaan Toetsen van plan voor voorbereiding transitie en transitieplan zelf Noodzakelijk om transitie zonder risico’s in te gaan Uitvoeren of coordineren v acceptatietest Toetsen ontwerp opgesteld door AB Decharge verlening ad ICT leverancier voor systeemwijzigingen Opstellen testgevallen Input Opgestelde specificaties voor de te realiseren wijzigingen Gewijzigde werkinstructies Opgesteld functioneel ontwerp Output Voorbereiden toetsen en testen Toets- en testplan/aanpak Uitvoeren van acceptatietest(en) Testgevallen en testresultaten Opmerkingen t.a.v. testresultaten Uiteindelijk: Akkoordverklaring Bepalen impact van de testresultaten Evaluatie testresultaten Opmerkingen bedoeld voor overige processen binnen Functionaliteitenbeheer Toetsen plan voor voorbereiding transitie en transitieplan zelf Gescreend plan voorbereiding transitie en transitieplan met eventuele opmerkingen Geaccordeerd nieuw informatiesysteem Opgeloste foutmeldingen Testdosier Opgelost probleem Veel niet opgemerkte fouten bij oplevering informatiesysteem Nieuw aangekocht pakket werkt anders dan beschreven en past in de dagelijkse praktijk niet op de bedrijfsprocessen Raakvlak met ander beheer ICT-leverancier(beoordeling); Wijzigingenbeheer(afstemming afwijkingen tov specs); Voorbereiden transitie(reultaten / afwijkingen doorgegeven); Vormgeven niet-geaut.IV Door AB worden fouten opgelostdie tijdens de acceptatietest gevonden zijn
  • 1.2.4 Voorbereiden transitie
    Doel Probleemloze ingebruikstelling Beschrijving Zorgdragen dat gewijzigde functionaliteit probleemloos in gebruik zal kunnen worden genomen (implementeren) Onderwerpen Organisatie Informatievoorziening Activiteiten vooraf: implementatieplan, actviteiten tijdens: transitieplan/draaiboek. 6: bekendmaken, nieuwe kennis; geactualiseerde matrialen 3: mogelijk aangepast bedrijfsproces; verschuiving TVB/structuur; 4: installaties bij gebruikers; voorbereiding geaut. gegevens conversie 1:ICT dienstverlener moet zich mogelijk aanpassen 2: andere werkwijze; instrumenten/tools;andere inspanning Activiteiten 1. Plannen voorbereiden transitie Opstellen implementatie plan 2. Uitvoering (zoveel mogelijk als voorbereiding / zo min mogelijk in de eigelijke transitie) implementatie ICT Implementatie bij gebruikers organisatie (informeren, opleiden) implementatie IV en FB (gewenste IV en veranderingen in werkwijze) 3. Plannen transitie Opstellen transitiedraaiboek (globaal, specifiek) Organiseren van handmatige gegevensconversie Verzorgen van opleidinge over het nieuwe/gewijzigde systeem Afstemmen met AB en TB van transitieplan Input Nieuwe documentatie over het gewijzigde informatiesysteem Gereedmelding vanuit ontwikkelproject Beschrijving mens-machine interface Beschrijving nieuwe gegevensstructuren Output / resultaten Fase 1: Plan met alle voorbereidingsaktiviteiten Fase 2: Een voorbereide ICT-organisatie Een voorbereide gebruikersorganisatie Een voorbereide nieuwe IV Een voorbereide Beheer- organisatie Fase 3: Transitie plan (incl. conversie plan) Opgeleide gebruiker Handmatig geconverteerde gegevensbestanden Goedgekeurd transitieplan Conversieplan Opgelost probleem Over de muur gooien van applicatie Gebruikersorganisatie niet klaar voor correct gebruik nieuw systeem Raakvlak met ander beheer Wijzigingenbeheer en Specificeren; Gebruikersorganisatie (informatie); Vormgeven niet- geaut.IV(aanleveren info en documentatie); Transitie (de eigelijke uitvoering) Volgens een gezamelijke planning gereedmaken van scripts voor het uitvoeren van een conversie Afstemming tussen FB, AB, TB dat allle partijen gereed zijn voor ingebruikname / in beheername vd nieuwe applicatie
  • 1.3 Verbindende processen
    Afstemming gebruiksbeheer (dagelijkse ondersteuning)en functionaliteitenbeheer (realisatie wijzigingen). Wijzigingenbeheer bepaalt welke wijzigingen; transitie zorgt voor het doorvoeren vd wijzigingen.
  • 1.3.1 Wijzigingsbeheer
    Doel (De juiste besluiten) Besluitvorming over het aanbrengen van wijzigingen of vernieuwingen in de IV. Beschrijving Het inventariseren, initiëren, evalueren, prioriteren en coördineren van gewenste verandering in de informatievoorziening Onderwerpen: Wijzigingen: (Gewenste) verandering in de werking van de IV en de informatieprocessen (functionaliteit) Administreren en beslissen: bijhouden van wijziginngen; besluitvoorming wanneer/omvang/release Kenmerken van wijzigingen
    reden / gebruikers of bedrijfsproces / prioriteit op belang / .. / Opbrengsten / wens
    Activiteiten Inventariseren en registreren Aannemen en registreren wijzigingsverzoeken Verzamelen informatie/kenmerken Bewaken besluitvormingstermijnen Beoordelen & besluiten Analyse op noodzaak & urgentie Nader laten bepalen inhoud (proces ‘Specificeren’) Vertalen impact op bedrijfsprocessen, andere organisaties, FB Beslissen al dan niet doorvoeren Inplannen (in release) en opdrachtverstrekken Bewaken en bijstellen Monitoring uitvoering Bijstellen van de opdracht bij afwijkingen 
    Opstellen wijzigingsverzoeken Beoordelen resultaten van uitgevoerde impactanalyse Bewaken voortgang van wijzigingsrrondes Vaststellen van uiteindelijk uit te voeren wijzigingen Opstellen van planningen rond te realiseren wijzigingen (indelen releases) Input Wensen voor nieuwe functionaliteit Releasekalender Door ICTdienstverlener uitgevoerde impactanalyse Output Inventariseren en registreren Wijzigingsvoorstel t.b.v. beoordeling en besluitvorming Wijzigingenadministratie Beoordelen en besluiten Genomen besluit Inplanning in release (Releasekalender ) Opdrachtverstrekking ICT-leverancier Wijzigingskalender Bijstellen en bewaken Aanpassingen n.a.v. resultaten overige processen binnen Functionaliteitenbeheer, Applicatiebeheer en Technisch Beheer Bewaking/bijstelling inhoud releases
    Wijzigingsopdrachten De uiteindelijke release samenstelling Releasekalender Voortgangsrapportage Opgelost probleem Grip op uit te voeren wijzigingen Raakvlak met ander beheer Sturende processen (mandateren, kaders); Gebruiksbeheer(behoeften);Specificeren (impactanalyse) In onderling overleg tussen FB, TB en AB de impact van gewenste wijzigingen bepalen en uit te voeren wijzigingen vaststellen Releaseplanning maken waarbij alle betrokken beheerpartijen input moeten leveren (beschikbaarheid capaciteit, inhoudelijke samenhang tussen wijzigingen, afhankelijkheden)
  • 1.3.2 Transitie
    Doel Daadwerkelijke effectuering van de veranderingen voor de eindgebruikers.Feitelijke ingebruikname gewijzigde informatievoorziening (regiemechanisme) Beschrijving Overdracht van de gewijzigde informatievoorziening naar de gebruikssituatie Onderwerpen: Transitieplan Gegevens/conversie Gebruikers/gebruikersorganisatie Geautomatiseerde IV Functioneel beheerorganisatie ICT-dienstverlening Activiteiten Uitvoeren Communicatie Aansturing en opdrachtverstrekking ICT (Go!) Uitvoeren gegevensconversies Distributie materialen, procedures, etc. Bewaken Alle voorbereidende werkzaamheden juist afgerond? Gaat alles naar verwachting? Bijstellen Optreden n.a.v. geconstateerde tekortkomingen (extra opleiding, etc) Nazorgactiviteiten na effectuering Taken toewijzen aan medwerkers Monitoren van bestede tijd Opstellen jaarplan IV en funct.beheer In kaart brengen jaarkalender bedrijfsprocessen Input Gewijzigde applicatie Gewijzigde gebruikershandleiding Distributielijst programatuur Transitie draaiboek Output / resultaten Geconverteerde bedrijfsgegevens In werking getreden nieuwe informatievoorziening Informatievoorziening zelf keert terug naar de ‘normale’ toestand van (Gebruiks)beheer Rapportage over afronding release en inhoudelijke kwaliteit van voorliggende processen In gebruik/beheer genomen nieuw/gewijzigd informatiesysteem Procedures operationeel in de gebruikersorganisatie Opgelost probleem Een applicatie wordt op een verkeerd moment onaangekondigd met verkeerde gegevens aan gebruikers beschikbaar gesteld Onvoldoende documentatie om beheer uit te voeren Raakvlak met ander beheer ICT-leverancier (opdracht); Planning & Control (tijspad + kaders); Behoeftemanagement (terugkoppeling); FinMan(kosten); ContractManagement (kaders mbt contracten); Gebruiksbeheercluster (Voortgang/producten); Functionaliteitsbeheercluster (aanleveren producten); Gebruikersorganisatie (aanleveren matrialen/documentatie) Technisch beheer neemt nieuwe executables op in de technische infrastructuur en stelt ze in werking na aansturing door FB
  • 2 Sturend
    Onderwerpen van sturing: geld, tijd, kwaliteit en afspraken. 
    In alle processen: plannen, controleren en evalueren (sturingscyclus) 
    Focus op: ICT leverancier, eigen processen en bedrijfsproces 

    Vier parameters: inhoud en functionaliteit (WAT) kosten (HOEVEEL) de planning (WIE en WANNEER) de afspraken over supply (HOE en WANNEER) 
    Het is belangrijk om de processen integraal te benaderen en onderlinge afhankelijkheden te managen. 4 gezichtvelden: 

    Zowel de veranderingen als de dagelijkse activiteiten worden gestuurd

  • 2.1 Planning & Control
    Doel Plannen, bewaken en bijsturen van de activiteiten (van (menselijke) resources) Beschrijving Het managen van tijd en capaciteit voor alle activiteiten in het kader van IV waaronder ook het functioneel beheer Onderwerpen: Activiteiten Plannen Taken toewijzen aan medwerkers Bewaken Monitoren van bestede tijd Opstellen jaarplan IV en funct.beheer In kaart brengen jaarkalender bedrijfsprocessen Input Overzicht beschikbare medwerkers Activiteitenoverzicht Beschikbaarheidsplanning individuele FB medewerker Piekmomenten in de bedrijfsprocessen Output / resultaten Inzetplanning FB medewerkers Overzicht bestede tijd Urenregistratie Jaarplan IV, jaarplan FB Vooortgangsrapportage en kengetallen Opgelost probleem Geen mensen beschikbaar om bepaalde activiteiten uit te voeren Constant niet halen van planningen Raakvlak met ander beheer Om activiteiten uit te kunnen voeren in het TechnischBeheer of ApplicatieBeheer dient bij betrokken leverancier voldoende capaciteit beschikbaar te zijn
  • 2.2 Financieel Management
    Doel Vanuit financieel en bedrijfsperspectief zorgdragen voor en kosteneffectieve informatievoorziening en kosteneffectieve inzet van ICT middelen Beschrijving FM is verantwoordelijk voor de kosten/baten van de IV en geautomatiseerde ICT ondersteuning. Drie aspecten zijn belangrijk: De business case voor de IV:vanuit 1-bedrijfsperspectief en 2: het perspectief vd ICTdienstverlenr Marktconformiteit vd ICTdienstverlening:indicatie v realisme, alternatieven Het financieringsmodel: de vorm van fin.sturing.
    Extern:fin.aansturing ICT leverancier; ==> nacalculatie
    intern: hoe wordt in eigen organisatie naar kosten gekeken; Is dit overhead – uitsluitend kostenpost – noodzakelijk kwaad of waardevol productiemiddel met aparte BC afwegingen – enerzijds commodity deel zo goedkoop mogelijk – anderzijds mogelijkheden / concurentievoordeel BC IV beoordeling. Activiteiten Plannen – kostenplanning Opstellen begroting Bewaken – kosten control Monitoren budgetuitputting Uitwerken business case Kosten evaluatie Input Facturen ICT dienstverlener Bedrijfsbegroting Marktnormen en tarieven Output / resultaten Jaarplan IV, jaarplan FB Budgetten ICT begrotingen en kostenrapportages Besteedbaar ICT budget Facturen voor gebruiksorganisatie Fin. paragraaf in het jaarplan IV Evaluatie en kengetallen Opgelost probleem Te hoge / onbekende ICT kosten Beslissingen over vernieuwing vallen per definitienegatief uit omdat alleen naar de kosten wordt gekeken. Raakvlak met ander beheer Wijzigingenbeheer (Budgetten); Sturende processen (ICT leverancier via ContractManagement); Overige processen(kaders voor fin. bestedingen); Strategische processen (kaders) Opbrengsten voor de ICT dienstverlening zijn kosten voor de FB/gebruikersorganisatie
  • 2.3 Behoefte management
    Doel Het zorgdragen dat de bedrijfsprocessen van een organisatie ondersteund/ingevuld worden door een goede IV en FBorganisatie Beschrijving Ervoor zrgdragen dat de bedrijfsprocessen van een organisatie ondersteund worden door een goede informatievoorziening en functioneel beheerorganisatie. Onderwerpen: Behoeftemanagement is verantwoordelijk voor de kwaliteit vd IV Activiteiten Plannen Definieren van de gewenste kwaliteits- niveau van de informatievoorziening Monitoren Bewaken van de resultaten van de veranderingstrajecten Evalueren Borgen van werkwijze binnen functioneel beheer Monitoren van de werking en het gebruik van informatiesystemen Input BiSL bestpractices Signalering van problemen Incidentrapportages Behoeften aan verandering van het kwaliteitsniveau voor de informatievoorziening Output Jaarplan IV, jaarplan FB (Inhoudelijke hoofdstukken van het Jaarplan Informatievoorziening) Kwaliteitsplan Procesbeschrijving voor ICT dienstverlening Opleidingsplan Verbeterplan voor functioneel beheerorganisatie Opgelost probleem Niet goed lopende samenwerking binnen FB-organisatie Slechte afstemming van functioneel beheer met TechnischBeheer en Applicatiebeheer Slechte afstemming tussen informatievoorziening en bedrijfsproces Raakvlak met ander beheer Wijzigingenbeheer (gewenste wijzigingen, kaders); Sturende processen (ICT leverancier via contractmanagement); Overige processen (Kwaliteitsrapportages als input) Verbetering van processen waarin FB, AB en TB samenwerken / elkaar tegenkomen FB constateert tekortkomingen / benodgde wijzigingen in de IV en dat levert werk op voor AB en TB
  • 2.4 Contractmanagement
    Doel Goede afspraken Beschrijving Opstellen van eisen aan de IT dienstverlening en op basis daarvan maken en bewaken afspraken met de ICT dienstverlener Onderwerpen: Dienstverlening en invulling: de inhoud vd dienstverlening, de vrijheidsgraden in de vraag en aanbod van leverancier (TGQ) Vorm vd dienstverlening, aansturingsvorm. Welke risicos en dus verantwoordelijkheden wil klant bij leverancier leggen: resultaat of inspanningsverplichting Opbouw vd dienstverlening: samenwerkingsvorm tussen de verschillende leverende partijen (serviceteam) Activiteiten Service Planning vaststellen opdrachtgever -nemer relatie verstrekken opdrachtkaders ICT leveranciers AFspreken van diensten, kwaliteitsniveaus Service Control Monitoren afspraken, geleverde diensten, communicatie, kosten Service Evaluatie Evalueren of geleverde diensten aansluiten bij behoeften Opstellen service level rapportages Monitoren van de gebruikersteverdenheid Onderhandelen met leveranciers Risicoanalyse bij het niet nakomen gemaakte afspraken Input Wensen/eisen over benodigde ICT diensten vanuit gebruikersorganisatie Bestaande afspraken met leveranciers Mantelovereenkomst Leveranciersbeleid Output / resultaten Afspraken: SLA, ICT service contract, UPC, OLA Jaarplan IV Service level rapportage Inhuurcontract Dossier afspraken en procedures (wijze v. communicatie, , te volgen procedures tussen opdrachtgever en -nemer) Opgelost probleem Onduidelijkheid over de te verwachten dienstverlening door de ICT leverancier Onrealstische verwachtingen over diensten en producten leverancier Raakvlak met ander beheer Leveranciersmanagement (kaders voor contracten); Wijzigingenbeheer (input concrete opdrachten); Sturende processen(alle leverancierszaken lopen via contractmanagement); Overige processen(Q-rapportages); Strat.processen(kaders) ICT dienstverlener die TB en ABuitvoert wil ook afspraken over dienstenniveau en monitort hierop
  • 3 Richtinggevend
  • 3.1 Opstellen informatiestrategie 
    Toekomst van de eigen organisatie. (ca 3 jr. vooruit). Toekomst gericht focus op IV, vooruitkijkend, keuzes makend voor de toekomst. 
    Doel: borging van de aansluiting van de IV met de bedrijfsprocessen. 
    Onderwerpen / trendwatching: 

    Vijf processen: ontwikkelingen in de omgeving ontwikkelingen in de eigen organisatie ontwikkelingen in de technologie het managen van het portfolio van veranderingen het managen van vernieuwing van de IV

  • 3.1.1 Bepalen ketenontwikkelingen
    Doel Het in kaart brengen van ontwikkelingen op het terein van informatisering over organisaties heen en het vertalen van gevolgen voor de eigen organisatie Beschrijving Organisaties vormen vaak onderdeel van een (info)keten en zijn daardoor van derden afhankelijk. Aansluiten bij IV van andere organisaties uit de voortbrengingsketen. Andere gebruikersorganisaties, Onderwerpen: Activiteiten Inventariseren verzamelenwensen/ontwikkelingen ketenpartners in kaart brengen relevante ontwikkelingen in bedrijfsprocessen het in kaart brengen van globale informatiestromen en de veranderingen daarin in kaart brengen infrastructuren en de mogelijkheden tot koppeling Bepalen van de impact vd ontwikkelingen bepalen vh geheel aan ontwikkelingen en bepalen van de impact hiervan op bestaande IV bepalen mogelijkheden/wenselijkheid nieuwe ketens In kaart brengen van de impact hiervan eerste voortsel beleidsrichting keteninformatisering Input Output / resultaten Rapport ketenontwikkelingen: Inventarisatie impact ketenontwikkelingen Opgelost probleem Raakvlak met ander beheer Ketenpartners(informatieuitwisseling; ICT-leveranciers(ontwikkelingen); Informatie Lifecycle Management(eerste impactanalyse); Informatie portfoliomanagement; Informatiecoordinatie(); Sturende processen(Leveren info aangaande sturingsaspecten)
  • 3.1.2 Bepalen bedrijfsproces ontwikkelingen
    Doel In kaart brengen ontwikkelingen langere termijn binnen organisatie, organisatiedoel, organisatiebeleid en bedrijfsprocessen en vertalen naar gevolgen voor IV Beschrijving Ontwikelingen in de eigen organisatie zijn van belang voor de keuzes in de IV. Er wordt op een pro-actieve wijze aandacht besteed aan ontwikkelingen in de organisatie en de inhoudelijke invloed hiervan op de IV. Onderwerpen
    leveranciers: assortiment, andere manieren van omgaan klanten vd gebruikersorganisatie: de klantproducten kunnen wijzigen, de wijze v contact met de klant z’n klanten besturingsapparaat: organisatie en besturing. Informatie tbv sturing ondersteunende infrastructuur vd organisatie zoals IT, vastgoed, machines Activiteiten Inventariseren verzamelen ontwikkelingen productieprocessen + herkenen trends bedrijfsproces In kaart brengen veranderingen beleid tav markten, leveranciers, div. soorten infrastructuur in kaart brengen relevante ontwikkelingen in sturing vd organisatie Bepalen van de impact vd ontwikkelingen in kaart brengen impact voor de IV Opstellen bepalen invullingsrichting Input Output / resultaten Analyse organisatiebeleid Inventarisatie impact vd ontwikkelingen Opgelost probleem Raakvlak met ander beheer Gebruikersorganisatie; ICT leverancies; Info.Portfolio Manag en Info LifecycleManagemnt (krijgen resultaten); Infomatiecoordinatie; Sturende processen (leveren info)
  • 3.1.3 Bepalen technologieontwikkelingen
    Doel Bepalen welke technologische ontwikkelingen interessant zijn voor voor de organisatie van de IV, wat de impact is voor de organisatie en de totale IV Beschrijving FB is gericht op het business perspectief, techniek is ondergeschikt. Tovh is het van belang om zicht te houden op deze techniek omdat: nieuwe ontwikkelingen van belang kunnen zijn voor het bedrijfsproces cq kosten voordelen mogelijk zijn bestaande technolgie wordt vervangen / uitgerangeerd Kosten van tech. hoog kunnen zijn Onderwerpen: 
    Middelen : applicaties(Standaardapplicaties, ASP==> beperktere (inhoudelijke) sturingsmogelijkheden) en infrastructuur (hardware, (systeem)software, ontwikkelsoftware Activiteiten Inventariseren In kaart brengen huidige technology en het gebruik ervan in kaart brengen relevante technologische ontwikkelingen in de markt Info ontvangen van ICT leveranciers over hun visie Bepalen van de impact vd ontwikkelingen in kaart brengen kansen en bedreigingen inventariseren mogelijke schaalvoordelen impact voor de IV Opstellen bepalen invullingsrichting Input Output / resultaten Analyse van gebruikte en nieuwe technologie Inventarisatie impact vd ontwikkelingen Opgelost probleem Raakvlak met ander beheer AB en TB (infoverstrekken); Markt (info); Informatie Lifecycle Man. (impact wordt doorgestuurd naar ILM); Informatie coordinatie; Sturende processen
  • 3.1.4 Informatie lifecyclemanagement
    Doel maken van een strategie voor de IV, vertalen naar acties en investeringen en het zorgdragen voor de effectuering Beschrijving Bedrijfsproces is redelijk stabiel (itt de organisatie vh bedrijfsproces). De concequenties van ontwikkelingen worden in dit proces bepaald. De hoofdlijnen vd toekomstige functionaliteit van de IV (per bedrijfsproces) worden hier bepaald. Onderwerpen Activiteiten 
    Inventarisatie veranderingsbehoeften (vanuit 1- huidige situatie / 2-omgeving-beleid)) 
    Opstellen scenario implicaties veranderbehoeften oplossingsrichtingen impact oplossingsrichtingen voorstel keuze 
    Afstemmen scenario met IV en be en betrokkenen bijstellen scenario Input Output / resultaten Statusrapport Informatiestrategie (schets-gewenste IV, scenario activiteiten, wijzigingen, stappen) Budget verbonden aan strategie Te volgen tijdspaden Opgelost probleem Raakvlak met ander beheer Sturende processen (input, terugkoppeling); ICTleverancier(input); Informatie Portfolio Management(uitwisseling); Informatiecoordinatie
  • 3.1.5 Informatie portfolio management
    Doel Vanuit bedrijfsbrede optiek een optimale inzet v middelen en opzet vd IV, het afstemmen vd verschillende deelplannen Beschrijving Binnen ILM wordt per infornatiedomein een strategie gemaakt. IPM houdt zich bedrijfsbreed bezig met strategie. breedte/overkoepelend/uniformiteit Onderwerpen: structuur vd IV: samenhang en opdeling. Afbakening tussen de verschillende informatiegebieden de portfolio: de veranderingen in het geheel van de IV gebruikte middelen in de IV Activiteiten Inventarisatie veranderingsbehoeften (vanuit 1- huidige situatie / 2-onderdelen IV) opstellen portfolio met IV-objecten en hoofdlijnen(verander-/kwant.-/kwal. behoeften) Uitvoerende overkoepelende afweging idieverse ontwikkelingen aan elkaar relateren afwegingen op terein portfolio, architectuur en standaarden Voorstel architectuur en standaarden Afstemmen scenario afstemming scenaro en schets met onderdelen IV en betrokkenen bijstellen scenario Input Output / resultaten Informatiearchitectuur Informatiebeleid en portfolioplanning besluitvorming Beschrijving portfolio en impact Afspraken Opgelost probleem Raakvlak met ander beheer Informatielifecycle management; ………..
  • 3.2 Informatiecoordinatie
    Afsemmen tuusen Opstellen informatiestrategie en Opstellen Informatiestrategie. Feitelijk de CIO/dierctie rol. Doel Bewaken en begeleiden van de samenhang tussen de verschillende plannen: portfolioplannen op corporate niveau, FB plannen vd verschillende domeinen en de plannen voor de inrichting van de IV-organisatie. Beschrijving Afstemming van plannen, afstemming tussen inhoud en inrichting. Niet sturend of bepalend: afstemming Onderwerpen: Activiteiten Afstemmen beleidsplannen Afstemmen verantwoordelijkheden met de inhoud v beleid en sturing Input Output / resultaten Bevoegdhedenmatrix Openstaande besluitpunten Opgelost probleem Raakvlak met ander beheer
  • 3.3 Opstellen IV organisatiestrategie
    Toekomst eigen IV. Welke info nodig. 

    Sturing niet helder of sturing die geen recht doet aan besturingssituatie / machtsverhoudingen

  • 3.3.1 Leveranciersmanagement
    Doel Bepalen welke leveranciers het meest geschikt zijnom voor de IV benodigde kennis/middelen in te brengen, daarnaast welke rol/verantwoordelijkheden moet ICT-leverancier hebben Beschrijving Binnen leveranciersmanagement worden afspraken gemaakt over leveranciersgerelateerde onderwepen.. Deze afspraken vormen het kader op sturend nivea voor contractmanagement. Onderwerpen: Activiteiten Leveranciersbeleid Leveranciersevaluatie en selectie Leveranciersbeheer: relatiebeheer Input Output / resultaten Leveranciersbeleid Diensten en assortiment Opgelost probleem Raakvlak met ander beheer Management(inkoopbeleid stelt kaders); Contractmanagement(terugkoppeling-ervaringen, kaders); Behoeftemanagement(nieuwe behoeftes); Informatiecoordinatie;Leveranciers(
  • 3.3.2 Relatiemanegement gebruikersorganisatie
    Doel Vormgeven en bewaken van consistentie/samenhang en communicatie tussen de IV functie en de gebruikersorganisatie Beschrijving Relatiemanagement volgt de ontwikkelingen en geeft de communicatiekanalen vorm. Onderwerpen Activiteiten Evaluatie relatie gebruikersorganisatie Opstellen relatiebeleid Relatiebeheer Input Output / resultaten Structuurplan voor de IV functie: inzicht in beslissingsstructuren, hierarchie, machtsverhoudingen binnen gebruikersorganisatie; daarvan afgeleid structuur/positionering IV functie Afspraken met gebruikersorgabnisatie Opgelost probleem Raakvlak met ander beheer Gebruikersorganisatie; Behoeftenmanagement; Stretegie inrichting IV; Informatiecoordinatie
  • 3.3.3 Ketenpartner management
    Doel Samenwerkingsverbanden defineren en onderhouden Beschrijving Hierarchische beslisser ontbreekt. Onderwerpen Activiteiten Evaluatie van de ketenorganisatie Opstellen ketenpartner beleid Beheer vd ketenorganisatie Input Output / resultaten Beleid over informatieketens Opgelost probleem Raakvlak met ander beheer Ketenpartners(Samenwerking); Informatiecoordinatie (afstemming);Gebruikersorganisatie; Behoeftemanagement(behoeften, ervaringen)
  • 3.3.4 Strategie inrichting IV-functie
    Doel Definieren v gewenste inrichtingvan de IV functie: organisatievorm(en), verantwoordelijkheden, uitvoering en samenwerking Beschrijving Centraal proces binnen Öpstellen IV organisatiestrategie Onderwerpen: Structuur en opzet en inr. vd IV org. Verantwoordelijkheden Communicatie en afstemming Proces en werkwijze Activiteiten Evaluatie bestaande IV organisatie Beleid inrichting IV-organisatie Sturing IV-organisatie Input Output / resultaten Beleid voor IV organisatie Opgelost probleem Raakvlak met ander beheer
  • 4 Documenten / referenties
  • 5 Links
  • 5.1.1 Relatie Bisl-ASL-ITIL
    Het gebruik van een procesmodel als hulpmiddel voor professionalisering van een werkveld is niet nieuw. Voor verbetering van het technische beheer van de infrastructuur is het procesmodel ITIL algemeen erkend. Voor verbetering van het applicatiebeheer wordt de Application Services Library (ASL) steeds vaker gebruikt. En voor professionalisering van het functioneel beheer is nu dus de Business Information Services Library (BiSL) beschikbaar. 
    ITIL
    ITIL is een best practice framework dat is ontwikkeld door de Britse overheid, in eerste instantie voor eigen gebruik. Het bestaat uit een achttal boeken, waarin een geïntegreerd, procesmatig ingestoken framework is beschreven voor het beheren van de ICT-infrastructuur en het managen van ICT-services. De beschreven best practices zijn merendeels afkomstig uit en toepasbaar in het infrastructuurdomein, hoewel ITIL steeds meer wordt gepositioneerd als hét service-managementmodel voor alle ICT-beheerdomeinen. Het infrastructuurdomein betreft de diensten rondom het beschikbaar stellen en instandhouden van met name de hardware, systeemprogrammatuur en de ontwikkelhulpmiddelen. Er is aandacht voor onder meer service support en service delivery processen, ICT infrastructure- , application – en security management. 

    ASL
    Eind jaren negentig is, in aanvulling op ITIL, ASL ontwikkeld, specifiek voor het applicatiebeheerdomein. Het handelt in dit domein om het op een verantwoorde manier managen van beheer en onderhoud van applicatieprogrammatuur, gegevensverzamelingen en de bijbehorende documentatie, voor de hele levensduur van de bedrijfsprocessen. ASL beschrijft de invulling van de service-managementprocessen in het applicatiebeheerdomein, processen voor het aanpassen van applicaties, het bepalen van de strategie en de sturing op het geheel.
    ASL biedt naast een denkwijze, framework en begrippenkader ook best practices voor de praktische invulling van de processen. ASL geeft beduidend meer aandacht dan ITIL aan richtinggevende processen, waarin enerzijds de toekomst van de ICT-portfolio die een bedrijfsproces ondersteunt en anderzijds de toekomst van de beheerorganisatie worden bepaald. ASL sluit procesmatig aan op ITIL. 

    BiSL
    Het instandhouden van de functionaliteit van de ICT-voorzieningen, waarbij deze optimaal moeten blijven aansluiten op het bedrijfsproces, gebeurt in het domein van de gebruiksorganisatie (de business). De gebruiksorganisatie is eindverantwoordelijk voor de informatievoorziening en fungeert over het algemeen als eigenaar van de informatiesystemen en als opdrachtgever voor de leveranciers van applicatie- en infrastructuurdiensten. Een procesmodel dat voor dit domein is ontwikkeld in aansluiting op ITIL en ASL, is BiSL. 
    BiSL faciliteert – net als ASL en ITIL – efficiënter werken, kostenbesparing door standaardisatie en betere communicatie met de ICT-leveranciers. De methodiek beschrijft de inrichting van het operationele functioneel beheer en het informatiemanagement, op basis van best practices.

 

 

 

Advertentie